Como Organizar E-mails pelo método de produtividade GTD

GTD (Getting Things Done) é uma metodologia de produtividade criada por David Allen, um norte-americano que achava que os métodos existentes eram falhos ou muito complicados. Ele queria algo simples, em que pudesse fazer mais com menos esforço. Com o tempo, reunindo diversos aprendizados e técnicas de produtividade ao longo da vida, ele publicou um livro que deu base à metodologia: “Getting Things Done” ou “A arte de fazer acontecer”, em português.

O GTD se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

  1. Capturar – Tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável, como um papel. É bastante comum ver usuários de GTD andando com um bloquinho e caneta por aí.
  2. Esclarecer – Tempo do dia em que você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das coisas que capturou. Existe um fluxograma (logo abaixo) que guia todo o processo.
  3. Organizar – Organizar é apenas um dos passos do GTD. Estamos falando de uma metodologia de produtividade, não de organização.  É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
  4. Refletir – Este é o momento do planejamento no GTD, quando definimos prioridades. Trata-se de uma revisão que fazemos de todo o nosso sistema para não perder nada de vista.
  5. Engajar – É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle, porque você definiu prioridades.

O GTD se pauta bastante em um conceito chamado mind like water – mente clara como água, em português. Trata-se de uma analogia tirada das artes marciais (busque pelo termo no Google e encontrará dezenas de imagens do Bruce Lee) que faz jus à tranquilidade de ter tudo sob controle.

ATENÇÃO – ROTINA NÃO É MONOTONIA: ter tudo sob controle não significa que sua vida é chata e previsível, mas que você sabe se organizar e se recompor novamente, caso tudo saia dos trilhos com situações imprevisíveis (que, sabemos, acontecem o tempo todo).

Não existe um dia igual ao outro. A analogia da água é interessante porque nem sempre a água está tranquila – em uma tempestade em alto mar, por exemplo. Porém, ela sempre volta ao seu estado de tranquilidade original.

E OS E-MAILS DENTRO DA METODOLOGIA GTD?

Um e-mail deve ser processado assim como qualquer outro item capturado em sua caixa de entrada. (Veja o fluxograma do GTD acima de novo: capturar (caixa de entrada), analisar: não demanda ação (arquivo, incubadora ou lixo); demanda ação (ação ou agendamento – aguardando resposta).

COMO FAZER ISSO PARA ORGANIZAR OS E-MAILS?

Você deve esquecer todas as 700 pastas que tem criadas e focar somente em algumas que criará. As duas principais são:

@ Ação

@Aguardando resposta

O uso do @ antes do nome de cada pasta serve para deixar a pasta no topo da sua lista. Alguns programas funcionam com um hífen em vez do arroba, e outros, como o Gmail, você pode simplesmente clicar e arrastar para a posição desejada.

Esses e-mails ficam nas pastas – você não os coloca duplicados nas suas listas de próximas ações ou no calendário, por exemplo. Isso significa que você precisa trabalhar nessas pastas com a mesma frequência com que trabalha em suas outras listas.

Além destas duas pastas, você cria pastas de “Arquivos” (lembra do fluxograma GTD, colocar na pasta de arquivos somente o que é arquivo), e “Incubadora” (ideias e projetos que não são para pensar agora, são para pensar “quem sabe, um dia/talvez”.

COMO GERENCIAIS OS E-MAILS:

A ideia aqui é a seguinte: não automatizar filtros que retirem seus e-mails da sua caixa de entrada, pois é importante que você saiba quais os novos e-mails. Nada de ler e marcar como “não lido” novamente → e-mail aberto não deve ser remarcado.

Você definirá alguns horários determinados para checar seus e-mails (a não ser que você seja responsável pela área de atendimento ao clliente, eu não recomendo que abra seus e-mails antes das 10h – faça primeiro que você havia planejado para o seu dia, para depois começar a resolver as pendências alheias).

Quando abrir sua caixa de e-mails, você começará uma “leitura dinâmica” em todos os e-mails, começando dos mais novos (que chegaram por último) para os mais velhos. Por que ordem invertida? Porque talvez um e-mail mais novo já resolveu o problema do mais velho e você não perde tempo com isso. 😉

Esse é um processo rápido e mecânico. É realmente uma leitura rápida, um passar de olhos apenas para definir:

  1. DEMANDA AÇÃO MINHA? EU PRECISO FAZ ER ALGO? → enviar para a pasta @ação
  2. EU PRECISO COBRAR DE ALGUÉM ALGUMA RESPOSTA SOBRE ISSO? → enviar para pasta @aguadando resposta
  3. É ALGUM COMPROVANTE OU DOCUMENTO QUE PRECISO ARQUIVAR? → pasta arquivo
  4. É ALGO QUE QUERO ANALISAR PARA O FUTURO, MAS NÃO AGORA? → pasta incubadora
  5. TODO O RESTO → deletar.

Depois de realizar esta distribuição nas pastas, AGORA SIM, você vai primeiro para pasta AÇÃO fazer o que precisa ser feito. E como você já fez uma leitura rápida em todos eles, já sabe qual é o mais importante, qual é prioridade, então comece por ele.

Após finalizar todas as “ações”, vá para pasta “aguardando resposta” e comece a cobrar as pessoas do retorno que você está aguardando.

O PULO DO GATO:

Ao resolver um e-mail de “ação” (em que você não precisa mais tomar uma ação com relação àquele e-mail) só existem 3 caminhos: 1) retirar da pasta ação e arquivar. 2) Passar a continuidade daquele e-mail para uma lista de tarefas ou projeto – e finalizar o e-mail ou 3) O que acontece em 70% dos casos → a sua ação se torna um “aguardando resposta”

Para esse item 3, você pode tanto mover o e-mail da pasta “ação” para a pasta “aguardando resposta” OU, fazer uma configuração que vai servir não só para estes casos, mas para toda você que você enviar um e-mail para alguém e precisar monitorar o retorno.

Configure em seu e-mail o filtro de “toda vez que o meu próprio remetente me mandar um e-mail, direcionar este e-mail para “aguardando resposta” e pronto: sempre que você enviar um e-mail para alguém e quiser monitorar, coloque-se em cópia oculta e ele vai direto para a pasta “aguardando resposta”

MAS NÃO SAIA DO ARTIGO SEM LER ESSE DETALHE ESSENCIAL:

Para que isso funcione, você precisa adquirir o HÁBITO de, TODOS OS DIAS (de trabalho, óbvio), olhar as 2 pastas: AÇÃO (e resolver o que precisa ser resolvido) e AGUARDANDO RESPOSTA (e cobrar quem precisa ser cobrado).

Se você deixar acumular 758 e-mails na pasta “ação” ela virará a pasta “um dia eu faço” e você vai ficar na mesma situação de uma caixa de entrada cheia de e-mails para ler, sem ação nenhuma. Ou seja: organização e produtividade nunca é sobre ferramenta, É SOBRE COMPORTAMENTO. Foque no hábito e veja a sua vida mudar.

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Deh Carvalho

Deh Carvalho

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